??? 为了加强本校党群、行政类档案的业务建设，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校和社会服务，依据《内蒙古农业大学档案管理办法》特制定本细则。
（一）凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属于党群、行政类档案。
（二）党群、行政文件材料必须集中统一管理，严格实行文书处理部门立件归档制度。
（三）党群、行政类文件材料的归档实行“三纳入”（纳入学校各部门的工作计划，纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围），做到“四同步”（布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政类档案工作）。
（四）学校各部门要有一位负责人分管档案工作，并要确定专（兼）职档案员，协同档案馆认真做好党群、行政类档案的收集、整理、归档工作。
（五）努力实现党群、行政类档案工作从手工管理向现代化管理转变，努力实现党群、行政档案工作管理向现代化管理过渡。
1、归档的党群、行政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。
2、归档的党群、行政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的党群、行政文件材料必须遵循自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
1、归档的重点：以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级发来的文、电及附件。上级来文中以针对本校的指令性、指导性文件为主
2、上级机关普发供参阅；上级机关征求意见的稿件；不经领导签发未生效的文件；本校负责人兼任外机关形成与本校无关的文件；无查考价值的事务性和临时性文件及重份文件一律不归档。
3、归档主要内容包括党群部门（党政办、纪检、组织部、宣传部、统战、团委、老干部工作处）、行政部门（行政、人事、监察审计、武装保卫、总务、档案、图书、文博、学生工作处）系统归档，具体归档范围和保管期限表如下：
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| 类????? 目?????? 名??????? 称
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| 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）
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| 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、
发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上
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（2）提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
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（3）参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。
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| 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
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| 党委工作计划、报告、（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
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| 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
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| 党委负责同志在校内的重要讲稿和参加上级召开会议发言稿
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| 党委各部、系、各总支报党委的工作计划、总结、报告请示及批复
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| 分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
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| 分党委、总支、直属支部人员贯彻上级文件精神和计划、总结、政治学习等
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| 类????? 目?????? 名??????? 称
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| 类??????? 目????????? 名????????? 称
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| 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规章制度
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| 本校组织机构设置、人员编制、变动的报告及决定、批复、通知、统计
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| 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知、等（包括上级批准的，要附任免呈报表）
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| 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
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| 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、规章制度
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| 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计、规章制度、协议
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| 教代会工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）
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| 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）
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| 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）
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| 社团活动、社会实践、军训、“五四三”等活动有关材料
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| 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立件、要求附审批表）、教师资格认定材料
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| 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系、介绍信、报道证等）
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| 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系、介绍信存根）
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| 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表、请示与批复
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| 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上报的批复、判决书
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| 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
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| 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
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（一）每一个立件归档部门的专、兼职文书处理人员，在平时要严格按文书处理制度，做好文件材料的收集工作，根据案件内容分别组件。
（二）立件原则：文书处理应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组件，以便准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
1、以党委、学校名义的发文和上给下达的综合性文件由党政办分别立件归档；专业性的或者具体业务性的由承办单位立件归档；校内各单位向党委、学校的请示报告正文以及相关的批复，由党政办立件归档，两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立件归档，非主办单位只保存复印件；临时机构、撤销机构形成的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交到学校档案馆，任何人不得带入其他单位。
2、学校的代表大会、常委会、办公会形成的材料，由党政办分别立件归档。职能部门以学校名义召开的全校性专门会议形成的材料，由主办单位立件归档。
3、先将文件按期形成或针对的年度分开，一般文件归入形成年度；跨年度的请示与批复归入如批复年度；跨年度的规划、计划，一般可归入文件内针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件一般可归入会议开幕的年度；按学年处理的文件归入形成年度。
批复、指示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；其他文件材料按时间顺序排列。
（一）对装订线外有自己的文件材料或破损的文件材料，以及与本件材料不可分割的照片，小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当折叠；拆除文件材料上的金属物。文件材料不允许有圆珠笔、铅笔、复写字迹。
（二）成件装订的件内文件必须编页号。件内文件无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
备考表要求填写需要说明的情况及立件人和检查人的姓名及年月。
案件题名：一般应准确概括件内文件主要责任者、内容。
保管期限：用铅笔写“永久”或“长期”，入馆后统一编排。
填写案件目录、移交人和检查人的姓名及日期。案件名称与案件标题一字不差抄录。
文书立件部门在次年6月份前按照档案馆接收归档通知的时间，将整理好的案件送本校档案馆，经检查合格后，双方履行移交手续。案件目录交档案馆一份，本部门保留一份。
1、根据学校和社会的需要，在适当的时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。
2、古老、珍贵的档案，以缩微或复制件代替档案的原件利用。
3、对馆藏保管期限满三十年、已解密或无密控制的档案，按照国家有关规定，经分管校长批准后，分期分批向社会开放。
4、对党、政类档案进行加工汇编工作，编制学校大事记、基础数字汇编等。
（二）利用者提出查档需求及具体要求，档案人员根据有关规定，判断是否可以提供利用。
（三）由档案工作人员调件，提供相关的档案资料。机密文件需经部门领导批准，给予借阅。
（四）查阅利用者在档案阅览室阅览，借阅利用者办理借阅手续，清点借阅档案资料，借出一般不超过一周。
（六）借阅档案者归还档案时，需经工作人员检查、核对无误时，办理归还手续
要认真执行《内蒙古农业大学档案管理办法》中各级人员的岗位职责，同时党政类档案工作责任制还要突出以下几点：
1、组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对本校档案工作的领导，把档案工作列入主管工作的发展规划，列入议事日程。签发本校档案发文，协调档案工作与各部门的关系。
3、领导档案保密工作，负责审批档案的划密与开放范围的确定。负责审批档案的鉴定销毁。
4、关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决档案工作中的重大问题和困难。
1、把档案工作纳入本单位的党政管理内容。加强与学校档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
2、抓好党政两个系统的专（兼）职档案人员的立件归档工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。对所属部门归档的案件，主管领导必须签字后方可上交学校档案馆。
1、坚持平时立件归档，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，拟订其案件类目，合理分类存放，便于管理和立件归档。
2、负责本部门文件材料的积累、整理、立件归档工作，保证归档文件材料的完成、准确、系统。
3、归档案件做到组件合格，编写页号准确，案件目录填写清楚，案件标题扼要。
4、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。
5、不断提高档案工作水平，注意文件材料的安全保密。
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